Facility Management Solutions pour une gestion efficace de vos sous-traitants
Déléguez tout simplement la gestion documentaire continue de vos prestataires
avec Othentis sur son poste de travail : zéro papier
Qui, dans votre entreprise, vérifie la conformité de vos fournisseurs?
En tant que dirigeant ou responsable dans une PME ou PMI, vous savez à quel point il est indispensable de connaître et respecter les obligations légales qui s’imposent à vous. Dès que vous confiez plus de 5000 euros de prestations à une entreprise tierce, vous avez l’obligation de vérifier que cette entreprise est en règle, conformément à la législation en vigueur. Que ce soit pour des services de ménage, de gardiennage, d’intérim ou tout autre type de prestation, la conformité documentaire est essentielle pour protéger votre entreprise.
Pourtant, cette tâche, bien que capitale, est souvent négligée dans les petites et moyennes entreprises. Les raisons sont multiples : manque de temps, ressources limitées ou tout simplement méconnaissance de ces obligations légales. Mais attention, en cas de défaut d’un prestataire, vous pourriez être tenu responsable et faire face à des sanctions : amendes, paiement solidaire de charges sociales ou fiscales, et un impact sur votre réputation.
Les défis de la conformité pour les PME/PMI
Dans une PME ou PMI, il est rare d’avoir une équipe dédiée à la gestion de la conformité documentaire. Cette tâche repose souvent sur une ou deux personnes qui n’ont pas le temps ni les outils pour s’en occuper correctement. La vigilance s’émousse avec le temps, et il devient difficile de vérifier régulièrement tous les documents de chaque prestataire.
Cette négligence peut coûter cher. Si un prestataire avec lequel vous travaillez n’est pas en règle, vous êtes responsable des irrégularités, même si cela vous échappe. En plus des sanctions juridiques et financières, c’est votre image qui peut en pâtir, surtout si vous valorisez l’exemplarité et la rigueur dans vos relations commerciales
Othentis : la solution clé en main pour vos obligations de vigilance
Avec Othentis, vous pouvez enfin garantir la conformité de vos prestataires de manière simple, rapide et efficace. Grâce à ses fonctionnalités automatisées, Othentis « facility management solutions », vous libère de la gestion chronophage des documents administratifs.
L’application vous permet de saisir le SIRET de vos prestataires et fournisseurs de services, puis se charge de collecter et de vérifier tous les documents nécessaires (K-bis, attestation URSSAF, assurance, etc.). Une fois les documents collectés, Othentis assure leur renouvellement à échéance, sans que vous ayez besoin d’intervenir. Votre prestataire n’a qu’à fournir ses documents à la demande d’Othentis, et vous n’êtes informé que si quelque chose n’est pas en règle.
L’avantage ? Même une petite structure sans département juridique ou administratif dédié peut garantir une conformité sans faille avec cette solution de facility management. Le suivi est tellement simple qu’il peut être géré en marge d’un poste dynamique au sein de votre entreprise, que ce soit une assistante administrative ou même une hôtesse d’accueil.
Pourquoi choisir Othentis ?
C’est la première « Facility Management Solutions » qui garantit la conformité administrative de vos prestataires, sans effort et sans faille. Othentis n’est pas réservé aux grands groupes. Nous avons conçu une solution qui s’adapte aux besoins des petites et moyennes entreprises, sans complexité ni coût prohibitif. En adoptant Othentis, vous bénéficiez de :
- Simplicité : La gestion de la conformité devient aussi facile que de saisir un numéro SIRET.
- Gain de temps : Vous n’avez plus à relancer vos prestataires manuellement ou à suivre chaque document.
- Conformité continue : Othentis se charge du renouvellement et de la validité de chaque document, garantissant une conformité permanente.
- Exemplarité: Vous montrez à vos clients et partenaires que votre entreprise respecte rigoureusement la loi, un gage de confiance et de professionnalisme.
Les fonctionnalités clés d’Othentis pour les entreprises
- Collecte automatique des documents : Centralisez et automatisez la collecte des documents nécessaires (Urssaf, assurances, etc.) auprès de vos sous-traitants.
- Vérification en temps réel : Othentis vérifie en permanence la conformité des documents et vous alerte en cas de problème (relances infructueuses, document incohérent ou falsifié)
- Tableau de bord intuitif : Un tableau de bord simple et efficace pour suivre la conformité des sous-traitants,
- Notifications automatiques : Recevez des alertes et notifications pour ne jamais être pris au dépourvu.
- Accès multi-utilisateurs : Partagez l’accès avec votre équipe pour une gestion collaborative et sécurisée.
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