FAQ
Bienvenue sur notre FAQ. Retrouvez ici les réponses à toutes vos questions sur notre solution de gestion de conformité documentaire. Découvrez comment Othentis simplifie vos démarches et protège vos chantiers.
Généralités sur l'application
Quelles problématiques spécifiques résout Othentis ?
Othentis assure le suivi de la conformité documentaire des entreprises sous-traitantes en continu, à la place des gestionnaires administratives des MOA, MOE ou PME/PMI en réponse à leur obligation de vigilance exigée par le code du travail.
En quoi Othentis répond-elle à mes besoins ?
Othentis simplifie la gestion des sous-traitants en automatisant la vérification des documents obligatoires, réduisant ainsi le temps passé sur la conformité légale et prévenant les risques de litiges ou amendes. Adaptée au secteur BTP notamment, elle centralise les informations légales pour un suivi efficace et sécurisé des sous-traitants sans effort et sans faille.
Comment créer un compte sur Othentis ?
C’est très simple : rendez-vous sur le site www.othentis.com. Dans le menu, sélectionnez MOA ou MOE si vous gérez un chantier, ou PME/PMI si vous travaillez avec des prestataires de services dans votre entreprise. Accédez ensuite à la rubrique Tarifs, puis cliquez sur « Démarrer mon essai gratuit ». Après avoir sélectionné votre formule, suivez les étapes indiquées sur l’interface de paiement, puis cliquez sur la vidéo ci-contre pour visualiser la création de votre compte pas à pas.
Comment changer mon mot de passe ou modifier mes informations personnelles quand je suis connecté(e) ?
Une fois connecté(e) à votre tableau de bord sur Othentis (un lien de connexion est disponible sur www.othentis.com), rejoignez votre compte en bas à gauche de l’écran : vous pourrez y modifier toutes vos coordonnées et votre mot de passe.
Comment réinitialiser mon mot de passe ? (Hors connexion)
Cliquez sur le bouton « Se connecter » sur www.othentis.com et cliquez sur « Mot de passe oublié ». Entrez l’adresse e-mail associée à votre compte. Vous recevrez un e-mail avec un lien pour réinitialiser votre mot de passe. Cliquez sur ce lien et suivez les instructions.
Qui peut utiliser l’application (types d’entreprises, secteurs) ?
L’application est destinée aux maîtres d’ouvrage, maîtres d’œuvre, PME, et toute entreprise ayant besoin de gérer des sous-traitants. Mais avec Othentis, cela se fait sans effort et sans faille.
Comment l’application s’intègre-t-elle dans mon processus métier existant ?
Othentis prend en charge la vérification documentaire en continu, depuis la consultation des entreprises et jusqu’à la fin du chantier.
En quoi votre solution se différencie des autres outils disponibles sur le marché ?
Othentis automatise la vérification des documents des sous-traitants sans que ces derniers aient besoin de s’inscrire ou de payer pour déposer leurs documents. Othentis centralise les informations de tous les sous-traitants d’un chantier, facilitant l’authentification et le suivi sans recourir à plusieurs sources ou à une gestion manuelle. Cela simplifie le processus de conformité pour les donneurs d’ordre, tout en réduisant les coûts pour les entreprises déposantes.
Puis-je tester l’application gratuitement avant de m’abonner ?
Oui, Othentis propose une offre d’essai gratuit de 14 jours pour découvrir toutes les fonctionnalités.
Abonnements et tarifs
Les niveaux d’abonnement incluent des options Micro, Compact, Standard et Majeur, adaptées au volume de sous-traitants à gérer. Vous retrouverez nos tarifs sur www.othentis.com dans la rubrique correspondant à votre métier (MOA, MOE ou PME/PMI). Les fonctionnalités sont identiques dans chaque abonnement.
Doit-on avoir plusieurs abonnements par entreprise ? Qui souscrit l’abonnement ?
Un abonnement est rattaché à un SIRET. Les collaborateurs de l’entreprise ayant un accès à Othentis sont des utilisateurs de l’entreprise abonnée. Les entreprises invitées à fournir leurs documents, elles, consomment le volume de l’abonnement en s’inscrivant sur l’application, sans s’abonner. L’abonnement est généralement souscrit par le maître d’ouvrage ou le maître d’œuvre, l’entreprise générale ou la PME/PMI donneuse d’ordre.
Le coût varie-t-il en fonction du nombre d’utilisateurs ou du volume d’activités ?
Le coût varie en fonction du nombre d’entreprises différentes vérifiées (y compris les sous-traitants éventuels) ; peu importe le nombre de chantiers créés, et si une entreprise intervient sur plusieurs chantiers, elle ne compte qu’une fois.
Puis-je passer à un abonnement supérieur ou inférieur en cours d’année ?
Oui, vous pouvez passer à un abonnement supérieur ou inférieur à tout moment. Vous pouvez également passer d’un abonnement mensuel à un abonnement annuel librement.
Quelles sont les modalités de résiliation ou d’arrêt de l’abonnement ?
Les modalités de résiliation sont simples : vous pouvez résilier à tout moment, et l’accès sera interrompu immédiatement. Rien ne vous empêche de souscrire à nouveau en cas de besoin, même temporaire.
Y a-t-il des coûts supplémentaires (formation, support, etc.) ?
Non, il n’y a pas de frais hors abonnement. Tout est inclus dans le prix de l’abonnement forfaitaire.
Est-ce que l’offre d’essai est vraiment sans engagement ?
Oui, l’offre d’essai gratuit se transforme en abonnement payant seulement si vous ne résiliez pas dans la période d’essai. Un rappel vous est transmis 7 jours avant la date d’échéance de l’essai.
Fonctionnalités et utilisation
Ci-joint des documents de mise en route pour mieux comprendre les possibilités qu’offrent Othentis en tant que souscripteur.
Comment utiliser Othentis en tant que sous-traitant ?
Ci-joint des documents de mise en route pour mieux comprendre les possibilités qu’offrent Othentis en tant qu’entreprise participante.
Comment créer un chantier sur Othentis ?
Visualisez la vidéo pour paramétrer les différentes caractéristiques de votre premier chantier, étape par étape.
Comment puis-je supprimer, désactiver ou réactiver un chantier ?
Visualisez la vidéo pour comprendre comment gérer votre tableau de bord sur Othentis.
Comment Othentis authentifie-t-elle les documents et leur légitimité ?
Othentis fait appel à une technologie de pointe qui lui permet de déterminer si les documents sont conformes aux attentes d’authentification. De plus, l’application fait appel à des sources de données publiques qui permettent de confronter les données fournies aux données légales.
Comment créer une nouvelle entreprise dans l’application ?
Cliquez sur la vidéo associée à cette question pour savoir créer des entreprises.
Comment suivre la conformité documentaire des entreprises ?
Cliquez sur la vidéo associée à cette question pour savoir créer des entreprises.
Comment relancer les entreprises non conformes ?
Cliquez sur la vidéo associée à cette question pour savoir créer des entreprises.
Comment gérer les utilisateurs ?
Les utilisateurs doivent être rattachés à une entreprise, qui elle-même doit être rattachée à un lot. Dès lors que ce cheminement est respecté, vous pouvez ajouter autant d’utilisateurs que nécessaire, et les modifier/désactiver à votre guise. D’un point de vue juridique, chaque utilisateur signe nos conditions générales d’utilisation qui vous protègent d’abus éventuels. Visualisez la vidéo pour savoir comment gérer les utilisateurs opérationnellement.
Comment télécharger les documents d’une entreprise ?
Vos entreprises titulaires et sous-traitantes sont invitées à télécharger leurs documents dès la première connexion. Cependant, si vous souhaitez uploader des documents à leur place, c’est possible grâce à la fonctionnalité d’upload (nuage avec une flèche vers le haut).
Comment télécharger mes documents sur Othentis ?
En tant qu’entreprise invitée sur l’application à télécharger vos documents, vous n’aurez qu’à visionner la vidéo ci-jointe pour comprendre comment télécharger vos documents, la première fois, mais aussi à chaque relance. Vous trouverez également des informations ci-dessus, à la question « Comment utiliser Othentis en tant que sous-traitant ? ».
Que se passe-t-il si un sous-traitant ne fournit pas les documents demandés ?
Si un sous-traitant ne fournit pas les documents demandés, des relances automatiques lui sont envoyées par mail tous les trois jours, et sans réponse de sa part après 12 jours, le souscripteur est notifié de sa non-adhésion pour un traitement manuel.
L’application peut-elle gérer plusieurs projets ou chantiers en parallèle ?
Oui, tous les abonnements permettent de gérer plusieurs chantiers.
Puis-je configurer les documents à demander en fonction des besoins spécifiques de mon projet ?
Oui. Vous pouvez configurer une liste personnalisée de documents à demander selon les besoins de chaque projet. Voir l’étape 02 de la vidéo associée.
Comment fonctionne la relance automatique pour les sous-traitants ?
Des relances automatiques sont générées en cas de documents manquants, non-conformes ou expirés sans intervention de votre part.
J’ai été invité(e) à télécharger mes documents sur Othentis, mais le bouton contenu dans le mail ne fonctionne pas, que faire ?
Pour des raisons de sécurité des données, le lien est valable 12 jours après envoi. Au-delà, contactez-nous, nous vous ferons parvenir un nouveau lien.
Techniques et intégration
Une connexion internet et un navigateur récent suffisent pour utiliser Othentis.
L’application est-elle accessible en mode hors ligne ?
Non, l’application fonctionne uniquement en ligne pour garantir une synchronisation en temps réel. Elle est conçue en SaaS (Software as a Service).
Puis-je connecter Othentis à mon logiciel de gestion (ERP, CRM, outils de gestion de chantier, etc.) ?
L’API d’Othentis n’est pas encore développée mais sera certainement disponible l’année prochaine.
Comment les données sont-elles synchronisées entre les différents utilisateurs ?
Les données sont synchronisées instantanément entre les différents utilisateurs. Un simple rafraîchissement de la page peut être utile.
Données et sécurité
Les données sont hébergées sur des serveurs sécurisés en France, et conformément aux normes de sécurité les plus strictes.
Quelle est la politique de confidentialité d’Othentis concernant les informations personnelles présentes sur les documents tels que l’extrait K-bis ou le RIB ?
Chez Othentis, la confidentialité est primordiale. Les documents comme les extraits K-bis peuvent révéler des données sensibles, comme l’adresse personnelle des dirigeants. Pire encore, pour le RIB. Pour protéger ces informations, nous limitons l’accès aux utilisateurs autorisés et employons des mesures de vérification strictes. Cela garantit que seules les parties légitimes et nécessaires ont accès aux informations requises, préservant ainsi l’intégrité et la confidentialité des données.
L’application est-elle conforme au RGPD et autres normes de confidentialité ?
Oui, Othentis est conforme au RGPD et à la loi Informatique et Libertés. Les données collectées sont strictement nécessaires à la prestation des services et protégées par des mesures techniques et organisationnelles adaptées, notamment le cryptage SSL et un hébergement sécurisé. Les utilisateurs disposent de droits (accès, rectification, suppression, etc.) qu’ils peuvent exercer à tout moment via contact@othentis.com. En cas de faille, une notification est envoyée conformément aux obligations légales. Tous nos sous-traitants respectent également les exigences du RGPD pour garantir une chaîne de conformité intégrale.
Les données des projets sont-elles accessibles après la fin de l’abonnement ?
Non, une fois l’abonnement résilié, vous n’avez plus accès aux chantiers pour lesquels vous étiez donneur d’ordre, et les entreprises du chantier ne sont plus relancées. Si vous êtes également intervenant sur d’autres chantiers, vous conserverez l’accès à ceux-ci.
Puis-je exporter mes données ou les documents à tout moment ?
Les documents peuvent être exportés en quelques clics directement depuis l’application durant votre abonnement.
Support et assistance
Le support inclut la présente rubrique de FAQ, des tutoriels vidéo, un formulaire de contact et une ligne téléphonique d’urgence dans la rubrique Aide/Contact.
Comment puis-je contacter le service client ?
Si vous avez des questions ou des problèmes qui ne sont pas couverts par ces FAQ, vous pouvez nous contacter via le formulaire de contact disponible dans la section Aide/Contact de l’application ou via « Contact » dans le menu du site www.othentis.com.
Quel est le délai moyen de réponse pour les demandes d’assistance ?
Le délai moyen de réponse pour les demandes est de 24 heures (jours ouvrés).
Proposez-vous une formation pour les nouveaux utilisateurs ?
Oui, des tutoriels sont disponibles, mais vous pouvez également demander une démo en prenant directement rendez-vous sur www.othentis.com.
Puis-je bénéficier d’un accompagnement pour paramétrer l’application lors du premier usage ?
Un accompagnement est proposé pour paramétrer l’application et répondre aux besoins spécifiques. Il vous suffit de demander une démo sur notre site internet www.othentis.com.
L’application est-elle mise à jour régulièrement, et comment en suis-je informé ?
Les mises à jour sont automatiques et ne nécessitent aucune action de la part des utilisateurs.
Questions spécifiques au domaine
La conformité documentaire des sous-traitants ne subit aucune spécificité locale ou sectorielle : le devoir de vigilance figure dans le code du travail et s’applique à toutes les entreprises.
L’application prend-elle en charge tous les types de documents légaux dont j’ai besoin pour vérifier mes sous-traitants, notamment les obligations en matière de sécurité sur chantier ?
Pour l’instant, seule la vérification documentaire est prise en charge par Othentis. De nouvelles fonctionnalités verront le jour au fur et à mesure de notre développement.
Puis-je vérifier la solvabilité ou la santé financière de mes sous-traitants via l’application ?
Non, pas directement, mais l’outil alerte sur des anomalies administratives qui pourraient signaler des risques de défaillance, notamment financière, comme l’impossibilité d’obtenir une attestation Urssaf ou une attestation de régularité fiscale en règle.
Comment Othentis peut-elle m’aider à éviter les risques liés au travail dissimulé sur mes chantiers ?
Othentis automatise la vérification des documents légaux et administratifs des sous-traitants, garantissant leur conformité et aidant à prévenir les risques de travail dissimulé, ce qui protège les maîtres d’ouvrage contre les amendes et les retards de projet.
Othentis est-elle adaptée à tous les types de chantiers, y compris les petits projets ?
Oui, notre solution est conçue pour être flexible et s’adapte à tous les types de chantiers, grands ou petits, en fournissant des outils pertinents pour gérer efficacement la conformité de tous les sous-traitants. Le premier abonnement vérifie 15 entreprises participantes, ce qui correspond à un petit chantier de rénovation ou construction.
Est-ce que chaque entreprise doit fournir à nouveau ses documents pour chaque nouveau chantier utilisant Othentis ?
Non, chez Othentis, une fois qu’une entreprise est vérifiée pour un chantier, sa conformité est reconnue pour tous les autres chantiers qui utilisent notre service pendant la validité des documents. Cela évite aux entreprises de construction de devoir soumettre à plusieurs reprises les mêmes documents, simplifiant ainsi la gestion de la conformité et permettant un accès rapide à de nouveaux projets sans délais supplémentaires.
Comment Othentis gère-t-elle les situations où les documents demandés varient d’un chantier à l’autre ?
Othentis adapte les exigences documentaires selon chaque chantier. Si des documents additionnels sont nécessaires, notre système notifie automatiquement les entreprises concernées pour qu’elles complètent leur dossier, garantissant ainsi la conformité à toutes les exigences spécifiques sans effort redondant.
Scalabilité
Oui, l’abonnement à Othentis est basé sur le SIRET, permettant ainsi à chaque établissement inscrit de gérer ses propres chantiers. Il n’y a aucune limite sur le nombre de projets que chaque établissement peut superviser, offrant une flexibilité maximale pour les entreprises avec plusieurs sites ou de nombreux projets en cours.
Puis-je ajouter des utilisateurs à tout moment ?
Des utilisateurs peuvent être ajoutés ou supprimés à tout moment en fonction des besoins.
L’application est-elle disponible en plusieurs langues pour les collaborateurs étrangers ?
Oui, Othentis est accessible en plusieurs langues. Nous utilisons la traduction en ligne pour offrir une interface utilisateur dans toutes les langues prises en charge par Google, facilitant ainsi l’utilisation de l’application par des collaborateurs de diverses nationalités.
Quels moyens de paiement sont acceptés ?
Othentis accepte plusieurs moyens de paiement pour s’adapter à vos préférences, notamment la carte bancaire, le prélèvement automatique et le virement bancaire. Notez que le virement bancaire est uniquement disponible pour les abonnements annuels.
Paiements et administration
En cas de non-paiement, l’accès est suspendu automatiquement, mais aucune pénalité n’est appliquée. Un retard de paiement doit nous être signalé le cas échéant.
Puis-je recevoir une facture détaillée pour chaque transaction ?
Oui, vous recevrez une facture détaillée pour chaque abonnement ou renouvellement de manière automatique par mail. Les factures restent disponibles dans l’onglet abonnement de la barre latérale dans l’application Othentis.
Comment gérer les utilisateurs (ajout, suppression, modification des droits d’accès) ?
Le gestionnaire d’abonnement peut modifier les droits d’accès des utilisateurs depuis son tableau de bord. Une entreprise participante, elle, peut effectuer les mêmes démarches sur ses utilisateurs, mais pas ceux des autres entreprises.
Combien de temps puis-je gagner avec cette application ?
Les utilisateurs rapportent un gain de temps de l’ordre de 50% sur la gestion administrative des entreprises attributaires et sous-traitantes.
Comment l’application améliore-t-elle la conformité légale et réduit-elle les risques ?
L’application réduit les risques juridiques en garantissant la conformité des sous-traitants, mais surtout, sans effort.